Algumas pessoas tem um tipo de distúrbio que as fazem ficar com as mãos em constante movimento. Principalmente em reuniões, palestras e aulas. Eu sou uma dessas pessoas.

Eu estou sempre anotando conclusões, frases marcantes, ideias, passo a passo, coisas pra fazer depois, listas, sublinhando trechos de livros, conceitos, dados, além de desenhos irreconhecíveis. Talvez eu nunca releia, mas estão lá riscados em um pedaço de celulose — para sempre. E não adianta, não tem iPad, iPhone ou Evernote que me faça aposentá-los.

Anotar é um hábito, quanto mais você tiver contato com papel e caneta, mais irá fazer. Quando criança, meu passatempo era folhear jornais e revistas criando desenhos adicionais como paisagens, colocar instrumentos nas mãos das pessoas, máscaras e bigodes em seus rostos. Meus livros da escola eram todos rabiscados. Coincidência ou não, fazer anotações se tornou um hábito tão presente na minha vida adulta como checar e-mails.

Os três principais benefícios do hábito de anotar:

• Você nunca “esquece” nada
• Escrever qualquer coisa estimula criatividade
• Alivia a mente, ao anotar, você fica livre para pensar em outras coisas (dica do Asbel)

Alguns podem pensar “mas e o meio-ambiente?”. Acredite, poupar algumas folhas de papel não irá diminuir o desmatamento (100% do papel produzido no Brasil vem de reflorestamento) nem irá derrubar tantas árvores como se pensa (uma árvore produz cerca de 20.000 folhas). O brasileiro está muito abaixo do campeão mundial de consumo de papel (os finlandeses). Então, pegue um bloquinho e rabisque!

Jack London dizia que você não pode ficar parado esperando pela inspiração, tem que ir atrás dela com um tacape. Por outro lado, sabe-se que a criatividade depende de uma coisa chamada incubação, e às vezes é preciso relaxar e ir fazer outra coisa. E nesses momentos, o papel e a caneta são suas únicas armas. Esteja a postos e não deixe escapar por nada nesse mundo.

Convencionou-se que o bom funcionário é aquele que chega cedo na empresa e sai tarde. Muitos gurus defendem isso como um diferencial, e eu acredito. Os chefes admiram isso, causa uma boa impressão e expressa comprometimento com a empresa. O problema começa quando se considera normal ficar até tarde na empresa, trabalhar nos finais de semana e levar trabalho para casa sempre.

O que as empresas querem de você pode ser resumido em uma coisa: resultado. Para alcançar grandes resultados, é preciso ter foco. (Veja alguns dados) Via de regra, quanto mais tempo passamos na mesma atividade, maior a dispersão — e menor o foco. O que vale mais: um craque em plena forma entrando na metade do 2º tempo em uma partida ou um lesionado jogando os 90 minutos? Você decide. A comparação pode ser exagerada, mas serve para mostrar a diferença entre trabalho longo e trabalho duro.

Gostaria de expor três fontes diferentes que defendem o trabalho duro sobre o trabalho longo.

O que diz um empreendedor:

O texto a seguir foi escrito por Seth Godin:

Trabalho longo é o que o advogado que gasta 14 horas por dia preenchendo formulário faz.

Trabalho duro é o que o perspicaz litigante faz quando sintetiza quatro disparantes ideias e surge com um novo argumento que ganha o caso — em menos de 5 minutos.

Trabalho longo há muito vem tendo suas histórias contadas. Fazendeiros, caçadores, trabalhadores de fábrica… Sempre houve trabalho longo por trás daqueles que se deram bem na vida. Durante gerações, existiu uma grande recompensa para aqueles que tivessem disposição e determinação para fazer um trabalho longo.

Trabalho duro é assustador. Nós nos afastamos do trabalho duro porque junto dele está o risco. Trabalho duro é duro porque você pode fracassar. Você não pode fracassar no trabalho longo, você só tem que aparecer. Você fracassa no trabalho duro quando não estabelece uma conexão emocional, quando não resolve o problema ou quando hesita.

Acho que vale notar que trabalho longo frequentemente dá lugar ao trabalho duro. Se você aparecer o suficiente, praticar o suficiente e aprender o suficiente, há grandes chances de você se encontrar trabalhando duro.

Parece que não importa o quão longo você trabalhe, você não irá colher os frutos do trabalho duro a menos que esteja disposto a dar um salto.

O que diz um empresário milionário:

Determinação + objetivo claro + concentração = sucesso.

Essa é a fórmula do sucesso dada por Harvey Mackay, um dos mais bem-sucedidos, influentes e simpáticos palestrantes dos Estados Unidos.

Determinação é a palavra mais atrelada ao sucesso que eu conheço. Também é para Mackay, que a chamou de “clichê do sucesso”. Ter um propósito também é óbvio, todo mundo sabe, todo palestrante fala a respeito e é impossível chegar a algum lugar sem saber (exatamente) que lugar é esse. Mas concentração é algo pouco citado.

Nessa fórmula, concentração está diretamente ligado à eficácia e desempenho. Sem concentração, ninguém nunca fará o seu melhor trabalho, nem um jogador marcará o seu gol mais bonito ou um artista criará sua maior obra.

O que diz a ciência:

Nada como pesquisas para comprovar o que gurus dizem.  Responda essa charada: Por que pessoas de sucesso vão pra casa cedo?

Porque elas terminam seu trabalho antes de todo mundo. Dã! Bobo, eu sei, e peço desculpas. Mas é exatamente isso que dizem os estudiosos. Pessoas  bem-sucedidas não se matam trabalhando 12 horas por dia. Elas se matam trabalhando, sei lá, talvez 6 horas e depois gastam seu tempo descansando a mente e fazendo coisas que irão melhorar seu desempenho na próxima vez que pegarem no batente. É o que mostra uma pesquisa publicada em 1993 pelo Dr. K. Andrews que estudou o desempenho de músicos e descobriu que aqueles que ensaiavam apenas pela manhã se saiam melhores do que aqueles que praticavam o dia todo.  A pesquisa comparou com pessoas bem-sucedidas em outras profissões e encontrou o mesmo padrão, como por exemplo, escritores.

Acredito que isso aconteça em todas profissões exceto quem trabalha com trabalhos essencialmente mecânico e que exijam não muito mais do que esforço motor. A explicação para isso está no fato de que concentração é muito importante para o desempenho e que ninguém consegue se concentrar durante muitas horas. Outro fato é que com menos horas de trabalho, você se planeja mais e estabelece melhor os objetivos — os tão menosprezados milestones.

Algum tempoa trás eu li que o máximo de tempo que uma pessoa consegue manter boa concentração são 4 horas. Depois isso, é preciso dar uma boa pausa. Mas depois de algumas horas de trabalho intenso, o mais indicado mesmo  é tirar o dia de folga. Como poucas pessoas têm esse privilégio, resta planejar melhor o dia. Evite trabalhar o dia todo em um projeto complexo e exaustivo. Tire metade do dia, coloque o celular no silencioso, cheque e-mails apenas de hora em hora e feche outros aplicativos do computador antes de começar a trabalhar. À tarde, faça o trabalho mais rotineiros, dê uma lida no jornal e cuide dos projetos menores. Mas, bem, isso é só uma ideia.

Já faz algum tempo que celulares caros eram apenas símbolos de status, possuiam design mais sofisticado, câmera melhor e mais cores na tela. Os celulares caros de hoje são, na verdade, pequenos computadores de bolso que acompanham você 24 horas do dia. Tanto que se criou uma categoria totalmente nova chamada para os chamados smartphones. O nome não é apenas um artifício para cobrar mais caro, ele é realmente uma ferramenta útil de trabalho e um bom otimizador de tempo, se você souber utilizar.

Se você usa o seu smartphone apenas para checar e-mails (além de falar e mandar mensagens, obviamente), você está ficando para trás. E me refiro a coisas essenciais para a carreira como: desempenho, tempo e informação.

Eleita a palavra do ano de 2010,  “app” é o que torna o seu smartphone uma grande ferramenta ou não. Algumas pessoas já estão por dentro desse universo, muitas outras não. Então, reuni neste post uma lista de aplicativos que podem tornar você mais produtivo ou, pelo menos, lhe situar no robusto universo dos aplicativos.

Com o objetivo de tornar este post útil a todos, tentei criar uma lista acessível independente da marca do smartphone. Listei aplicativos de iPhone que eu uso e alguns de BlackBerry que conheço. Mas tenha em mente que o aplicativo em si não é tão importante e sim o que ele faz, tente achar um similar e faça dele parte da sua rotina.

1. Gestão de tempo

App recomendado: Time Manager Pro ($0,99)

Alternativa para BlackBerry: Timeme Lite ($0,99)

Não se pode falar em desempenho sem falar de gestão do tempo. Quase todos os smartphones já vem com um calendário bem completo em que se pode agendar compromissos e sincronizá-los com o Google ou Outlook. Este aplicativo faz tudo isso e cria relatórios de atividades do seu dia, semana ou mês. Às vezes dizemos “nem vi o tempo passar” ou “parece que o tempo voou”, mas se tempo é dinheiro, é bom você saber para onde ele está indo.

2. Notícias

App recomendado: News Feed Lite (grátis)

Ler notícias no celular pode ser um saco, por isso é importante saber o que ler e as opções são muitas. Eu tenho um sistema de feeds bem completo no computador  separado por assunto, então utilizo o celular como um “jornal” para ler as notícias do dia, sem organizar por assuntos. O News Feed traz mais de 197 canais de notícias em um só lugar, que você pode organizar como achar melhor. Com exceção do Google, a maioria traz notícias em inglês, então se não lhe agrada é melhor criar feeds ou baixar aplicativos de jornais brasileiros.

3. Instapaper ($1,99~$4,99)

Onde você guarda os artigos mais interessantes que lê na web? E quando você não pode ler naquele momento, como faz para ver depois? O Instapaper é exatamente para isso. Leia depois as notícias que você não pode ler agora, mesmo que você não esteja na área de cobertura porque ele salva no aparelho. Além disso, você pode salvar no aparelho e conferir depois no site Instapaper.com. [A versão para BlackBerry chama-se Laterpaper.]

4. Transferência via Wi-Fi

App recomendado: Air Sharing ($2,99)

Alternativa para BlackBerry: Wifi File Transfer ($4,99)

Considere o smartphone como uma extensão do seu computador. O que você faz no celular, não precisa fazer no computador e, com isso, economiza tempo. Sendo assim, serialegal se você pudesse trocar arquivos entre o os dois aparelhos de forma prática e economizar ainda mais tempo.

5. Finança pessoal

App recomendado: Minhas Despesas ($1,99)

Controle seus gastos e saiba para onde está indo todo o seu salário. Ter as finanças pessoais sobre controle é vital para o sucesso, ajuda a planejar melhor e a não gastar mais do que se ganha. Manter a saúde financeira é importante porque ajuda manter você focado no trabalho e motivado. Ninguém trabalha direito se passar o dia pensando nas dívidas.

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Com o estresse afetando 70% dos profissionais brasileiros e tendo correlação com as 6 principais causas de morte segundo a American Psychological Association, é um assunto que todos nós devemos incluir entre os tópicos de interesse porque afeta diretamente o seu desempenho profissional, sua saúde e vida social. Mas será que estresse é tão ruim assim?

A resposta é: sim. Contudo, já que ele está presente em quase todo ambiente de trabalho — em maior ou  menor escala — vamos tentar tirar algum proveito, e isso é possível.

Faz mais ou menos uns 3 anos desde que eu senti que havia alguma coisa de bom no estresse. Quando você trabalha em uma agência de propaganda e esta com o deadline apertado, a tensão é alta; todos esperam que você entregue algo incrível em tempo recorde. Depois, se considerando o maior publicitário da cidade e quiçá do mundo,  a criação volta ao criador com algumas “recomendações” mais ou menos assim: “o cliente não gostou”. Percebi que algumas vezes as ideias vinham mais rápidas conforme o prazo se aproximava ou dependendo do nível de exigência do cliente. Não era comum, mais acontecia.

Essa impressão continuou quando eu deixei de trabalhar em agências. Quanto mais trabalho eu tinha, mais produtivo eu me tornava. Desta vez, sem o excesso de retrabalho, o estresse parecia atuar mais ao meu favor. Ficou claro que dependendo de qual seja o nível de estresse (nada insuportável) ele pode dar um gás no desempenho profissional.

Eu não queria acreditar, sempre tive trabalhos estressantes e chefes do século retrasado que me tornei grande defensor da qualidade de vida no trabalho como catalisador de desempenho. Então, conheci o trabalho de 2 professores americanos — um de Harvard e outra de Yale (obs: as duas universidades são rivais). Eles queriam averiguar se estresse era uma questão de mentalidade, ou seja, se você ver o estresse como algo que pode ser positivo, irá colher frutos?

Analisando 380 gerentes, divididos em 2 grupos, onde metade assistiu um video de 3 minutos mostrando os problemas do estresse enquanto a outra metade assistiu um video mostrando os benefícios do estresse.

Benefícios do estresse: aumento de produtividade, melhora a memória, acelera a recuperação física depois de uma cirurgia,  torna as pessoas menos influenciáveis, facilita enxergar novas perspectivas, a se tornar bom em algo, aprofunda relacionamentos, faz as pessoas darem mais valor à vida, aumenta o senso de propósito e fortalece o que é prioridade.

O resultado foi que os gerentes que viram o video do estresse como algo que pode melhorar o desempenho,  passaram a usar o próprio estresse a seu favor, diminuindo o lado negativo,  e começaram a se sentir mais produtivos e dispostos. Também se queixaram menos de sintomas relacionados ao mal, como dores de cabeça, dores nas costas e cansaço. Em uma escala de produtividade que vai do 1 ao 4, esses profissionais subiram de 1.9 para 2.6. Satisfação com a vida também teve um aumento significativo.

Após os bons resultados, os professores Shawn Achor e Alia Crum criaram um programa com 200 profissionais cujo objetivo era mudar a maneira como eles viam o estresse e redireciona-lo para algo positivo. O processo teve um grande impacto na vida desses profissionais, melhorando sua saúde e a eficiência no trabalho — as duas coisas mais afetadas.

Repensando o estresse

1. Ter consciência do estresse.
2. Determinar as causas do estresse e o sentido por trás.
3. Redirecionar o impacto do estresse para aumentar a produtividade por trás do sentido.

Uma coisa é certa: reclamar não ajuda em nada. Ao se deparar com o estresse, você pode lutar (bater de frente) ou fugir.  Porém, pesquisas sugerem uma terceira opção. Acho que parte disso é culpa dos livros, da mídia e da sociedade que estigmatizaram o estresse como o mal do século. Quanto mais livros, matérias e pesquisas como essas se espalharem, melhor vamos aprender a lidar com algo que já faz parte do no dia-a-dia e está presente em quase toda empresa do mundo.

[Baseado no artigo "Make Stress Work for You"]

Ser consumido pelo trabalho é algo muito fácil de acontecer, especialmente quando você passa a maior parte das suas horas acordado, trabalhando. Mas pessoas que só falam sobre trabalho são chatas e unidimensional. Aqui vão três maneiras de separar você do trabalho e criar um equilíbrio mais satisfatório.

1. Avalie quanto tempo você passa trabalhando. Você pode precisar trabalhar longas horas, mas tenha certeza de estar fazendo pelas razões certas. Não fique até tarde para impressionar os outros ou porque você não consegue administrar seu tempo direito.

2. Acabe com os tomadores de tempo. Se alguém ou algo está tomando seu tempo, livre-se dele. Pare de participar de reuniões desnecessárias, limite o tempo cara a cara exigindo relatórios ou pare de visitar websites desnecessários.

3. Considere sagradas as horas fora do trabalho. Pela sua saúde física e mental, proteja seu tempo quando não estiver trabalhando. Você só conseguirá recarregar a bateria, se conseguir se desconectar de verdade.

[Texto original: HBR - Management Tip of the Day]

Uma das maiores reclamações dos adultos é a falta de tempo. “Ah, como eu queria que o dia tivesse 30 horas”, as pessoas dizem. “Não tenho tempo” se tornou a desculpa número 1 para muitas coisas que se precisa fazer, mas não se tem determinação suficiente. Fato: você precisa a conviver com a falta de tempo. Precisa encontrar uma brecha (ou criar uma) na sua agenda lotada se quiser continuar crescendo, aprendendo e se divertindo com a vida.  Esse é um dos segredos dela e fator-chave para o sucesso. Não é uma tarefa fácil, é verdade, até porque se fosse não se veria tantas pessoas reclamando disso.

Bruce Lee foi  um dos mais  subestimados pensadores do século 20. Ele é considerado um mito nas artes-marciais e uma lenda no cinema. Mas Bruce Lee foi um homem muito sábio. Uma de suas lições que eu mais gosto pode ser representada nesta frase: “Não é necessário um acréscimo diário, mas um decrescimo diário. Elimine o que não for essencial.” Para criar o tempo que precisamos, devemos praticar exatamente essa lição de Bruce Lee: decréscimo diário.

Mas antes disso, para isso funcionar, é preciso que você esteja indignado com a sua falta de tempo, é preciso que ela esteja sendo um problema real para sua carreira ou para sua vida pessoal.

Uma das coisas que mais me incomoda nas pessoas é quando ouço alguém dizer “se eu tivesse tempo, eu faria”. E digo isso sem medo de parecer implicante, porque me incomoda ainda mais quando é comigo. Eu vejo pessoas dormindo 4 horas por dia, trabalhando feito louco e que ainda têm tempo de frequentar curso de inglês e sair com os amigos. Conheço pessoas que leem vários livros por  mês, e eu desejando ter 1 hora a mais  para ler. Essas pessoas não têm uma hora a mais! Por último, os homens mais bem-sucedidos do mundo sempre tiveram os mesmos 1.440 minutos por dia que todo mundo tem. Eu sei que muitos deles não viveram na era da internet e de tanta liberdade de escolha, mas ainda assim, eles souberam usar o tempo a seu favor. Winston Churchill, por exemplo, trabalhou todos os dias de madrugada na 2ª Guerra Mundial. Ele podia ter usado as mais sagradas horas do dia para fazer o que todo mundo faz, dormir.

O senhor do tempo

Um adulto médio provavelmente têm entre 1 ou 3 horas livres por dia (se tiver), já que cerca de 21h são gastam apenas com “atividades básicas” como dormir, comer, trabalhar, higiene pessoal e  se locomover. E as poucas horas que restam não são suficientes para fazer o que gostaríamos.

O dia pode nunca chegar a ter 25 ou 27 horas, mas mudando a forma como você usa as que já tem; a impressão que você terá é que o dia ficou mais comprido. A ideia do decréscimo diário, proposto por Bruce Lee décadas atrás segue, está em eliminar o que não precisamos para viver e ser feliz, mas também cai como uma luva na vida de qualquer cidadão vivendo em uma capital em pleno século 21. Então, o que precisamos fazer é como em uma dieta (correta, não aquelas que a a maioria das mulheres fazem): eliminar coisas que você pode viver sem, e que o leve a uma vida mais saudável e proveitosa. Assim como em uma dieta, é preciso de disciplina.

Se você é um jovem dedicado a sua carreira como eu; ou não está fazendo hoje 1/3 das coisas que gostaria; ou se vê profundamente prejudicado pelas “apenas” 24 horas do dia. Você precisa seguir as dicas abaixo.

Desligue a TV

O único motivo pelo qual eu nunca contratei o pacote de TV que possui o History Channel (meu canal favorito) é que eu não assisto muita televisão e estou feliz com isso.  Eu adoro o History Channel, mas televisão é um dos maiores inimigos do tempo e é melhor não brincar com o perigo. Televisão pode ser uma ótima fonte de conhecimento se você souber usar, mas em 99% dos casos as pessoas não sabem, e é muito fácil se prender em algum programa ou filme — que logo lhe fará de refém.

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Ralph Waldo Emerson foi uma daquelas pessoas que tinha uma cabeça muito a frente do seu tempo. Não 10 anos, mas 100 anos a frente da sua época. Provavelmente, qualquer pessoa de hoje com uma boa educação conseguiria levar uma conversa razoavelmente agradável apesar dos 150 anos de diferença que separa o nosso tempo do dele. Ao contrário de muitas personalidades do século XIX, ele foi um cara calmo, correto e procurava levar a vida de forma saudável e ética. Ralph Waldo Emerson escreveu muito sobre relação humana, auto-estima, equilíbrio pessoal e sucesso. Mas são algumas lições de produtividade que gostaria de compartilhar com vocês.

Particularmente, acredito que um dos segredos da vida é como equilibrar vida pessoal e profissional. Algumas pessoas são extremamente felizes na empresa e uma catástrofe quando voltam para casa no final do dia. Pessoas “que vivem para o trabalho” como costumamos dizer. Outras, possuem uma família linda, amigos, saúde e bom humor, mas estão no mesmo emprego há muitos anos sem grandes perspectivas de crescimento. Em algum momento de suas vidas, essas pessoas cometeram o grave erro de priorizar uma sobre a outra no momento errado. Ou casaram cedo demais, ou terminaram a faculdade tarde demais, ou trabalharam demais e nunca deram importância a uma pessoa especial, ou simplesmente não foram eficazes. Ler Ralph Waldo Emerson pode ajudar nesse equilíbrio.

Ser produtivo significa ser eficaz. Se você trabalha duro e consegue terminar tudo antes do que o de costume, você terá mais tempo para você, parar ler o jornal, sair mais cedo e tomar uma cerveja com os amigos ou mesmo adiantar o trabalho de amanhã. O problema é que a internet, o celular, a falta de organização pessoal e das próprias empresas tornou essa tarefa muito difícil. Ser produtivo é difícil pra caramba! Abaixo estão três lições com mais de 130 anos de vida de um dos homens mais admirados e lidos da história.

1. Coloque tudo no papel

Homens nasceram pra escrever… o que quer que ele observe ou experiencie chega como um modelo e se encaixa em seu propósito. Ele calcula que de todas as bobagens que eles dizem, algumas coisas são indescritíveis. Ele acredita que tudo que pode ser pensado, pode ser escrito. Na sua visão, um homem tem a capacidade de relatar, e o universo tem a possibilidade de ser relatado.

Ralph Waldo Emerson parecia ter um “problema” parecido com o meu, pensar mais rápido do que a capacidade de absorver. No decorrer do dia, eu tenho inúmeras ideias sobre tudo, penso em várias coisas, vejo muita coisa e uma hora depois eles se foram como a água de uma torneira aberta. Provavelmente por perceber isso, eu me tornei um ávido colecionador de informações.  Na minha mesa do trabalho, eu tenho um caderno, post-its e folhas pequenas de rascunho que geralmente vão parar no bolso ou na carteira com alguma anotação. Bloco de notas é o meu programa de computador favorito, o BlackBerry minha agenda e Google Docs o único site que não vivo sem.  Em casa, mais um grande caderno não sai da minha escrivaninha e, recentemente, criei outro blog para evitar perder coisas interessantes.

Independente de quão boa seja sua memória ou organizada seja sua mente, anote as suas ideias e compromissos. Guarde coisas que você acha legal e inicie futuros projetos escrevendo hoje uma pequena introdução deles. É importante que você tenha sempre onde anotar esteja onde estiver. Isso ajuda não só a lembrar, mas a organizar, revisitar ideias e torná-las ainda melhores mais tarde, e é especialmente útil quando você estiver num mal dia. Isso é obrigatório para publicitários e profissionais de marketing, e muito útil para todos os profissionais.

2. Elimine distrações

Prudência na vida é concentração; o mau é dissipação: e não faz diferença se nossas dissipações são grosseiras ou finas; particulares e preocupações, amigos, hábito social, ou política, ou música, ou festa… Amigos, livros, filmes, pequenos afazeres, talentos, elogios, esperanças — todas essas distrações que causam oscilações em nosso instável balão, e torna um bom equilíbrio e um curso reto impossível. Você deve eleger seu trabalho; você deve fazer o que seu cérebro pode, e largar todo o resto. Só assim, dá pra acumular força suficiente que torna possível dar o passo do saber em direção ao fazer.

Eis o grande mal do século XXI. Mesmo quando o mundo era simples e não se tinha muitas opções de lazer ao nosso alcance, a distração já era um problema sério. Especialmente para escritores, uma das poucas profissões onde habilidade cognitiva predominava. Para publicitários, analistas, pesquisadores, jornalistas e outras inúmeras profissões onde “pensar” é o trabalho principal, distração é capaz de afetar drasticamente a produtividade.

Às vezes, manter-se focado é uma tarefa árdua e é preciso eliminar todas as possíveis fontes de distração. Colegas que falam demais, uma sala barulhenta, muitos compromissos no mesmo dia, janelas do computador, televisão, celular, barulho de obra. Via de regra, o segredo é minimizar o máximo de coisas à sua disposição. Quantas vezes você já viu a história de um escritor indo passar o final de semana em um local ermo longe da cidade? Tenha um local assim pra você.

3. Comece!

“Ah!” disse o bravo pintor para mim, pensando nisso, “Se um homem fracassa, você vai perceber que ele sonhou ao invés de trabalhar. Não tem jeito de ser bem-sucedido em nossa arte sem tirar o casaco, esmigalhar a tinta e trabalhar como um escavador na estrada, o dia todo e todo dia”.

Não é porque o céu está nublado, uma chuva fina caindo, termômetro marcando 10ºC e você foi dormir um pouco mais tarde na noite anterior que você não tem que trabalhar. Você pode achar que o dia não vai render, mas ele só não irá render mesmo se você ficar de molho na cama. Eu aprendi há apenas uns 2, 3 anos que não se pode esperar pela inspiração, em grande parte das vezes,  é preciso ir atrás dela para encontrá-la.

Eu considero a inércia o maior inimigo da produtividade. Passar muitas horas em casa fazendo nada provavelmente leva a muitas outras horas fazendo nada. Uma vez que você ponha os pés para fora de casa, a disposição vem e as coisas acontecem.

Ralph Waldo Emerson comparava a mente com uma árvore de pêra que fica uma estação toda sem dar nada antes dos primeiros frutos surgirem.

[Baseado no artigo "Lessons in productivity from Ralph Waldo Emerson"]

Este é um daqueles termos que os americanos pegaram emprestado de algum lugar e começaram a usar no mundo dos negócios. Muito comum em projetos,  o termo serve para denominar a quebra de um objetivo grande em várias pequeninas partes (não confundir com fases ou etapas) e assim  ajudar a concentrar o foco em uma só direção, manter a motivação alta e comemorar pequenas conquistas. Milestones são extremamente importantes e a nossa vida está repleta deles.

O que é um novo ano se não um milestone? Você está vivo, ficou mais experiente, mais velho (desculpe-me pela franqueza),  testemunhou a vitória da 1ª presidente mulher do Brasil, o crescimento avassalador das redes sociais, a moda de sites de compras coletivas,  talvez você tenha se graduado,  se pós-graduado, casado ou divorciado. De alguma forma, 2010 foi um marco na sua vida. Um ano novo pode não significar vida nova, mas experiências novas são inevitáveis. Milestones são bons porque proporcionam alívio, esperança e tensão — pelo novo. Isso é tudo que precisamos para continuar seguindo adiante.

Se você já praticou alguma arte marcial, conhece o sistema de faixas. Mesmo que nunca tenha praticado, você sabe que um faixa preta é aquele que percorreu todo o currículo daquela arte em anos de treinamento. Aprendeu dezenas de técnicas e as domina a ponto de executar qualquer uma em qualquer momento, mesmo que tenha aprendido vários anos atrás. Faixas são milestones. O objetivo é dominar uma arte marcial — ser faixa preta. A sensação de subir de faixa é incrível e o desafio de estar sempre melhorando é uma grande motivação.

Para Tom Peters, milestone é um dos segredos da excelência. Por separar o projeto em pequenas etapas (por dia, por turno ou como for melhor), você não apenas concentra no que é importante e facilita o cumprimento do prazo, como também aprende mais sobre cada detalhe do projeto, ajuda na memorização das atividades e sabe exatamente o que foi feito, como e em que momento foi feito ao final de tudo.

Divida seus projetos, seus objetivos em pequenos milestones. Se você planejou que algo deve ser concluído em 24 horas, divida em etapas pequenas de 6  horas. Planejar quais serão os milestones é quase tão importante quanto o projeto em si. O resultado impacta diretamente na eficiência, motivação e aprendizado da equipe.  Domine isso, aplique no seu departamento, na sua empresa ou pelo menos no seu próprio trabalho. O longo-prazo é vital para perpetuar o sucesso no futuro. O curto-prazo é crucial para garantir que você tenha a possibilidade de alcançar esse futuro. Em outras palavras, olho lá frente e cabeça e mãos no presente. Em 2011.

Grande abraço a todos e um feliz 2011 de muito sucesso aos leitores do Pequeno Guru! O blog volta em meados de janeiro.

Continuando a série de posts voltados para a carreira e vida pessoal neste mês de dezembro, vamos falar sobre como combater um grande mal na vida de muitas pessoas e que sem dúvida pode impedir que sua carreira evolua: a procrastinação, um nome tão feio quanto sua consequência. Procrastinar diminui a produtividade, aumenta o stress, gera sensação de incapacidade e que você está sempre com serviço acumulado. Combater isso requer uma eficiente administração do tempo.

Este não é um assunto novo aqui no blog, mas desta vez o pequeno guia a seguir é o resultado do trabalho de mais de 20 anos de pesquisa do professor Joseph Ferrari que se dedica ao assunto desde que percebeu que ninguém havia estudado tão profundamente. O trabalho do professor está no livro “Still Procrastinating?  The No Regrets Guide to Getting Done” e as valiosas dicas a seguir não mostram nenhuma descoberta fenomenal, mas que precisam ser colocadas em prática. Em 2011, planeje, organize, aja!

Priorize

Faça o pior primeiro

Cheque seu e-mail apenas 1 vez por hora

Limpe sua caixa de entrada
(delete os sem importância)

Faça o pior primeiro

Evite e-mails desnecessários
(como lembretes e responder e-mails que não necessitam de uma resposta)

Trabalhe com as pessoas mais produtivas

Só comece algo novo após terminar o anterior

Escolha seus projetos (ou tarefas) cuidadosamente

Seja pontual
(não tolere atrasos)

Procure ajuda
(20% das pessoas têm o hábito diário de procrastinar. Se isso estiver atrapalhando seu desempenho, procure um médico.)

Qualidade de vida no trabalho envolve algumas áreas que vão desde ter um chefe legal até uma sala agradável. Aliás, essas 2 coisas são as que mais impactam o funcionário no dia-a-dia do trabalho. Já escrevi um artigo sobre “chefes”; então, agora vamos falar sobre ambiente de trabalho.

Pessoas são responsáveis por manter a qualidade no trabalho lá em cima; nem os escritórios do Google vão fazer você amar a empresa em que trabalha, se seus colegas forem chatos, desrespeitosos e arrogantes. No entanto, um bom espaço físico, organizado, bonito e funcional faz a diferença. Veremos agora 5 fatores importantíssimos capazes de fazer os funcionários trocarem suas casas pelo escritório.

1. Organização é fundamental

Desorganização não apenas causa má impressão, mas desmotiva as pessoas quando elas não conseguem achar o que procuram, quando percebem que ninguém se importa com isso ou quando não tem os materiais de escritório que precisam para desempenhar suas funções. Segundo uma especialista,  a organização do departamento  deve seguir 5 áreas principais: papel, material geral de escritório, disposição dos móveis, informação eletrônica e administração do tempo.

2. Conforto não é luxo, é motivador

Não é frescura, um espaço em que os funcionários se sintam bem contribui diretamente para felicidade deles e a felicidade tem ligação direta com desempenho. Conforto vai além de uma mesa ampla e uma cadeira confortável, inclui: boa iluminação, ventilação e temperatura gostosa.

3. A opinião de todos é importante

Impressão pessoal: 90% dos funcionários não fazem tudo que pode pelas empresas que trabalham. Talvez pelo baixo salário, mas na maior parte por não possuirem autonomia ou abertura suficiente com o seu superior para expressar sua opinião. Funcionários que acham que suas opiniões não são levadas a sério ou nunca são executadas ficam indiferentes depois de algum tempo.

4. Espaços sociais

É sempre bom estimular a comunicação independente da área de atuação. Espaços como jardins, refeitórios, lanchonetes ou sala de relaxamento ajudam as pessoas a se conhecerem melhor, trocarem informações, ideias e até pode ajudar na solução de problemas profissionais e pessoais. Além disso, espaços assim geram grande fluxo de pessoas e é o melhor lugar para manter a equipe informada através de murais com informações úteis — não só vindo da empresa, mas também entre funcionários.

No entanto, é comprovado que espaços amplos dificultam a concentração, então enquanto isso é bom por um lado, continua sendo necessário trabalhar em salas fechadas quando é preciso manter o foco em projetos específicos.

5.  Ambiente de trabalho como uma comunidade

Quão perfeito seria trabalhar em um lugar onde os colegas de trabalho se ajudam e ajudam porque gostam, sem esperar algo em troca? Poucas empresas têm o privilégio de abrigar ambientes assim. Pessoas que quando têm um tempo livre, não se importam de ajudar o outro ou ensinar algo que o colega não domine.

O que torna um ambiente de trabalho uma comunidade é a sensação de equipe, não de competição.

Existem outras coisas capazes de mudar drasticamente o comportamento e a satisfação do funcionário com a empresa em que trabalha; porém, empresas assim parecem estar numa realidade paralela, porque são muito difíceis de ver com os próprios olhos. Apenas empresas cujo valor central é o bem-estar dos funcionários, ou as mais “moderninhas”, costumam aplicá-las. Essas empresas costumam:

• Tornar rabalho fora do escritório uma opção.
• Ter uma decoração ousada e equipamentos pouco comuns.
• Perceber que cursos in-company é um enorme diferencial para a empresa
• Considera usar o espaço da sua empresa para propósitos além do business: eventos beneficentes, coquetéis, workshops, palestras e até espaço artístico.
• Dão presentes de vez em quando que não estão em nenhum documento do RH. Almoço, viagens, comes&bebes no aniversário, atividades para filhos de funcionários, etc.

[Baseado neste artigo da revista Inc.]