Como fazer as pessoas lerem o que você escreve

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Seja um e-mail, uma carta ou um artigo; a forma é quase tão importante quanto o conteúdo, ela faz as pessoas lerem o que você escreve. Você não precisa ser um Joseph Sugarman ou Mark Twain para redigir textos eficientes. Se você não é escritor profissional, boa organização, harmonia e estética dá conta do recado.

Considero escrever bem a capacidade de fazer um texto ser lido por inteiro, compreendido e aceito (o leitor deve comprar a ideia). Esses três aspectos são fundamentais para fazer seus textos alcançarem seus objetivos nas mais diversas fases da sua carreira. Tenha essas 3 coisas em mente ao escrever um texto. Para ajudar nessas tarefas, aqui vão algumas dicas poderosamente simples.

Curto e eficiente

No trabalho, enviar um e-mail longo é como escrever no topo dele “não leia” (ignore a psicologia reversa). As pessoas recebem uma enxurrada de e-mails diários e eu ainda não conheci um profissional que gostasse de ler e-mails. Portanto, mantenha ele curto sempre que puder, vá direto ao ponto (com educação). Faça de conta que cada palavra custa R$1,00. E-mails são de graça, mas consomem tempo e roubam o foco.

Evite grandes blocos de texto

Acredite, as pessoas não o lerão mesmo que tenha sido enviado pelo diretor da empresa ou o Dalai Lama. Se for obrigatório, elas até lerão, mas aí caímos no problema da aceitação. Se for realmente necessário escrever tudo, separe em parágrafos (não tão curtos, não tão longos), crie subtítulos, separe em tópicos, use imagens, apenas não deixe um grande mamute de palavras no meio do seu texto.

Limpe as sujeiras

É muito comum um e-mail enviado para várias pessoas render muitas respostas. Às vezes, esse e-mail cheio de respostas é encaminhado para uma outra pessoa que não está por dentro do assunto. Quando isso acontecer, elimine partes inúteis; delete, padronize as fontes, encurte espaços em branco e deixe uma cor só.

Não enfeite

Eu sei que existe negrito, itálico, sublinhado, tachado, várias fontes, cores e tamanhos. Mas é bom fingir que não existe. Não use mais de 2 tipos de fontes no mesmo texto, evite colorir frases a menos que seja caso de vida ou morte — use o negrito para isso. Usar vermelho para destacar algo urgente, por exemplo, pode parecer grosseiro. Textos têm grande capacidade de gerar interpretações equivocadas, e você nem mesmo saberá de grande parte delas. Por isso, abuse da simplicidade.

Fontes amigas

Enquanto fontes serifadas (Times, Georgia, etc)  são boas para longos textos impressos, as sem serifa são mais indicadas para o dinamismo do meio eletrônico. Prefira uma das seguintes fontes: Arial, Helvetica, Lucida Sans, Palatino e Verdana.

Quebre algumas regras

Dan Pallota dá um exemplo: enquanto o consenso diz para encher os planos de negócios de texto, pegue a frase mais importante da página, coloque fonte tamanho 36 e guarde o resto para você.

Se você não conhece bem as regras…

Esqueça a dica acima. O objetivo de quebrar as regras não é ser rebelde, diz Pallota, é ser eficiente.

Destaque trechos importantes

Extremamente útil em longos textos, destacar trechos importantes (imagem ao lado), aumenta o interesse dos leitores pelo texto.

A arte do espaço em branco

Se você deixa muito, parece sem conteúdo; se você deixa pouco, o texto não respira e cansa a vista. Aprenda a equilibrar texto e espaço. Dica: ao menor sinal de desconforto visual, crie um espaço.

Use imagens

Imagens em textos servem para três coisas: complementar, convencer ou ilustrar. Podemos simplificar ainda mais dividindo-as em dois grupos: imagens informativas e imagens ilustrativas.

Tabelas, fotos jornalísticas e infográficos economizam texto, condensam informações e as tornam mais atrativas. Ilustrações e fotos profissionais são adornos, sinalizam aspectos do texto, podendo convencer, mas na maioria das vezes apenas melhorando a estética do texto.

Use imagens bonitas

Repare nas imagens que uso para ilustrar os posts do blog. São bonitas, profissionais e elegantes. Boa parte é extraída de bancos de imagens caríssimos, mas você não precisa pagar caro para causar uma boa impressão (eu também não pago, uso em baixa resolução). Existem milhões de imagens pela internet de graça, tudo que você precisa é de bom gosto.

Busque o equilíbrio

Seus olhos são os melhores juízes. Como mencionei, prefira usar negrito para destacar partes importantes. Da mesma forma, tons de cinza podem ser usados para estruturar o texto. Evite cores no meio do texto, evite caixa-alta e use apenas um tipo de alinhamento. Lembre-se que o objetivo da comunicação é comunicar, se você enfeitar demais irá afastar as pessoas. Saiba que existe flexibilidade, mas depende de para quem está escrevendo.

Lembre-se das características de um bom texto: deve ser lido, compreendido e aceito. Um bom texto mal formatado não será lido, um mau texto bem organizado, não será aceito.

[Baseado no artigo “If You Want People to Actually Read What You Write”]